Anleitung für Excel-Tabellen

Einleitung

Barrierefreiheit in Excel bedeutet, dass auch Menschen, die Screenreader benutzen Tabelleninhalte verstehen, bedienen und bearbeiten können – z. B. mit Screenreadern oder ausschließlich mit der Tastatur.

Diese Anleitung führt wichtige Schritte auf dem Weg zu einem barrierefreien Excel Dokuments an - von der Tabellenstruktur über Farben und Diagramme bis hin zur abschließenden Barrierefreiheitsprüfung eines Excel Dokuments. Sie erhebt allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Erstellen von Tabellen

Tabellen sollen für die Sprachausgabe und die Tastaturbedienung klar aufgebaut sein und es sollen daher für Zeilen- und Spaltenüberschriften verständliche Namen gegeben werden. Mit einer übersichtlichen Tabellen-Struktur und aussagekräftigen Spaltenüberschriften werden Informationen verständlich vermittelt.

• Abkürzungen, leere Zeilen oder Spalten und zusammengeführte Zellen sollen vermieden werden.
• Tabellen auf eigenen Blättern oder mit ausreichend Abstand trennen
• Arbeitsblätter sinnvoll benennen und leere Arbeitsblätter löschen

Um eine Tabelle zu erstellen, markiert man den Zellenbereich, der die Daten enthält. Anschließend wählt man über die Registerkarte Einfügen die Option Tabelle aus.

Im Dialogfeld wird ein Häkchen bei Tabelle hat Überschriften gesetzt und mit OK bestätigt.

Die dadurch erstellten Tabellen können dann durch EINFG + F5 über ein Dialogfeld gefunden werden.

Tabellennamen und Spaltenüberschriften

In einer barrierefreien Tabelle ist jeweils eine eindeutige Kopfzeile vorhanden. Außerdem sollen Tabellen nicht miteinander verschachtelt werden.

Zur Erstellung eines Tabellennamens wählt man in der Registerkarte Formeln den Namens-Manager aus.

Im Dialogfeld Namen-Manager wählt man Bearbeiten… aus, gibt den Namen der Tabelle an und bestätigt die Eingabe mit OK.

Für eine Spaltenüberschrift platziert man den Cursor an einer beliebigen Stelle in der Tabelle. In der Registerkarte Tabellenentwurf wird das Häkchen für die Kopfzeile aktiviert. Anschließend trägt man die Überschriften ein.

Anschließend müssen noch Regionen erstellt werden. So kann die Sprachausgabe beim Wechseln von Spalten innerhalb einer Tabelle die Spaltenüberschriften mit vorlesen.
Als Beispiel: Wechselt man in der unten abgebildeten Tabelle (Abbildung 8) von „Produktion“ auf „12.500“, soll „Jänner 2025“ UND „12.500“ vorgelesen werden. Ohne Erstellen einer Region würde die Sprachausgabe nur „12.500“ vorlesen.

Über die Registerkarte Formeln öffnet man den Namens-Manager (siehe Abbildung 4) und wählt Neu… aus.

Anschließend wird der Name „TitleRegion1.A2.E7.1“ festgelegt. Die Formel setzt sich folgendermaßen zusammen:

1. TitleRegion1 (1 = Tabellen-Nummer des Arbeitsblattes)
2. A2 (Erste Zelle der Tabelle)
3. E7 (Letzte Zelle der Tabelle)
4. 1 (Arbeitsblatt-Nummer)

Es können auch nur Spalten- bzw. Zeilen-Header definiert werden. Dazu wird das Wort Column oder Row vor die Formel gesetzt: ColumnTitleRegion1.A2.E7.1 oder RowTitleRegion1.A2.E7.1.

Bei komplexeren Dateien kann ein VBAProject-Fenster mit ALT + F11 geöffnet werden, um die Übersicht zu geöffneten Arbeitsblättern und Tabellen für die Formeln zu behalten.

Verwenden von Formatvorlagen

Wenn möglich soll statt dem händischen Formatieren die vorhandenen Funktionalitäten wie Formatvorlagen verwenden werden. Durch Vorlagen kann eine gute Lesbarkeit und Informationsvermittlung unabhängig von Farben für Personen mit einer Sehbehinderung oder Farbenfehlsichtigkeit gewährleistet werden.

Um eine Vorlage zu verwenden, platziert man den Cursor an einer beliebigen Stelle in der Tabelle. Über die Registerkarte Tabellenentwurf finden sich die Tabellenformatvorlagen.

Befüllen von Zellen für die Sprachausgabe

Die Sprachausgabe beginnt das Vorlesen in Zelle A1, daher sollte diese nicht leer sein. A1 soll möglichst genaue Informationen über den Inhalt und den Aufbau (z. B. durch den Tabellennamen) des Arbeitsblatts enthalten. Man kann den Text an die Hintergrundfarbe anpassen, sodass er für sehende Personen unsichtbar ist, aber von der Sprachausgabe gelesen werden kann. Auch das Ende der Tabelle sollte dementsprechend gekennzeichnet sein (z. B. mit „Ende der Tabelle“).

Alternativtext

Visuelle Inhalte wie z. B. Bilder, Formen, Gruppen, Diagramme, Pivotcharts oder Videos, sollen anhand eines klar verständlichen Alternativtextes beschrieben werden. Dieser ermöglicht blinden Personen und Personen mit einer Sehbehinderung, den Inhalt wahrzunehmen indem er über eine Sprachausgabe (Screenreader) vorgelesen werden kann.

Um einen Alternativtext hinzuzufügen, klickt man zuerst auf das visuelle Objekt. Anschließend öffnet man das Kontextmenü über Rechtsklick und wählt Alternativtext anzeigen… aus.

Rechts öffnet sich das Alternativtext-Dialogfenster.

Dient das Bild lediglich illustrativen Zwecken, hat es also keine inhaltliche Bedeutung, wird die Checkbox „Als dekorativ markieren“ angehakt. So wird das bildhafte Element auch von einer Sprachausgabe nicht berücksichtigt.

Text, Farben & Kontraste

Schriftgröße

Es sollte ein Schriftformat gewählt werden, welches gut lesbar ist. Die Schriftgröße sollte ausreichend groß sein, mindestens 12 Punkt, um auch von Personen mit einer Sehbehinderung gut erkannt werden zu können.

Farben und Kontrast

Hoher Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund sorgt für klare Lesbarkeit. Gemäß der Mindestanforderung, den WCAG in der Stufe AA, sollte das Kontrastverhältnis 4,5:1 bzw. 3:1 für großen Text (mindestens 18 pt oder 14 pt fett) sein.

Farben dürfen nicht alleine zur Informationsvermittlung verwendet werden, Personen mit einer Farbenfehlsichtigkeit können die Inhalte sonst womöglich nicht wahrnehmen.

Das Kontrastverhältnis kann, über die Barrierefreiheitsprüfung überprüft werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, externe Tools wie den „Colour Contrast Analyser“ (CCA) (externer Link) dafür zu verwenden.

Im CCA bestätigen grüne Häkchen ein korrektes Kontrastverhältnis.

Ein rotes X zeigt an, dass das Mindest-Kontrastverhältnis nicht eingehalten wird.

Formatierung barrierefreier Diagramme

Man ergänzt die Diagramme, wenn möglich, mit direkten Datenbeschriftungen (z. B. Werte an den Balken), damit Informationen nicht nur aus der visuellen Darstellung erschlossen werden müssen. Wenn z. B bei einem Säulen-Diagramm die unterschiedlichen Säulen nur durch eine Farblegende beschriftet sind, ist das für viele Menschen nicht wahrnehmbar. Zusätzlich könnte ein textueller Hinweis, ein Symbol oder eine Schraffur angezeigt werden, damit diese Information für alle ersichtlich ist.

Hinzufügen von Links

Ein Linktext ist dann barrierefrei, wenn er präzise Informationen über das Ziel des Links durch eine aussagekräftige Beschriftung vermittelt.

Um einen Link hinzuzufügen, öffnet man das Kontextmenü über Rechtsklick und wählt Link aus.

Als ergänzende Beschreibung des Linkziels kann im Zuge der Definition des Hyperlinks auch die Quickinfo hinterlegt werden – z. B.: Link öffnet Browserfenster zur Website der FFG.

Formeln & Datenformate

Für Benutzer:innen der Sprachausgabe helfen verständlich definierte Namen von Formeln, den Zweck zu vermitteln. Zusätzlich können komplexe Formeln mit Kommentaren oder begleitenden Erläuterungen beschrieben werden.

Um Zellbereichen von Formeln zu benennen, wählt man in der Registerkarte Formeln den Untermenüpunkt Namen definieren aus. Beispiel: =SUMME(Gesamtkosten) statt =SUMME(E2:E12)

Zellenformate

Zellenformate wie Datum, Uhrzeit oder Währung sollen klar und konsistent über die Formatierungsoptionen für die Sprachausgabe definiert werden.

Dazu markiert man den Zellenbereich, der die Daten enthält und wählt Zellen formatieren… aus.

Anschließend wird die Zelle je nach Bedarf formiert.

Automatische Barrierefreiheitsprüfung

Die Barrierefreiheitsprüfung in Excel/Office prüft Inhalte automatisch und gibt Hinweise, wie sie barrierefreier gestaltet werden können, so wird z. B. bei fehlenden Alternativtexten oder unzureichenden Farbkontrast eine Warnung angezeigt. So wird die Prüfung durchgeführt:

Registerkarte „Überprüfen“ und dort „Barrierefreiheit überprüfen“ auswählen

Ein neues Fenster wird rechts geöffnet, hier werden Vorschläge zur Verbesserung unter Inspektionsergebnisse als Warnungen oder Fehler angezeigt. Zu den einzelnen Fehlern oder Warnungen kann man sich Empfohlene Aktionen anzeigen lassen. Zum Ausführen der Korrektur wählt man die gewünscht Aktion. Zu den Aktionen können über die Pfeil-nach-rechts-Taste weitere Optionen angezeigt werden.

Testen mit Sprachausgabe

Neben der eingebauten Barrierefreiheitsprüfung kann die Sprachausgabe zum Testen der Barrierefreiheit verwendet werden.

Für den Test der Navigation geht man wie folgt vor:

• Die Sprachausgabe wird mit STRG + WINDOWS-TASTE + EINGABETASTE gestartet.
• Mit F6 wechselt man den Fokus solange – erkennbar am blauen Rahmen, bis sich dieser im Tabellenraster des Arbeitsblatts befindet.
• Mit den Pfeiltasten kann zwischen den Zellen im Raster navigiert werden.
• Durch erneutes Drücken von F6 wird der Fokus auf den Namen des aktuellen Arbeitsblatts verschoben. Mit den NACH-LINKS- und NACH-RECHTS-TASTEN kann man die Namen anderer Arbeitsblätter durchgehen und sich vorlesen lassen.
• Falls das Arbeitsblatt unverankerte Objekte enthält, kann man mit STRG + ALT + 5 zu diesen wechseln. Die TAB-TASTE dient zum Durchschalten, ESC beendet den Modus. Unverankerte Objekte sind Elemente wie Bilder, Grafiken, Textfelder oder Diagramme, die nicht direkt mit einer bestimmten Zelle verbunden sind. Das bedeutet, sie „schweben“ über dem Zellraster und ändern ihre Position nicht automatisch, wenn Zellen verschoben oder bearbeitet werden. Diese Objekte lassen sich unabhängig vom Zellinhalt verschieben oder formatieren.
• Alle dabei erkannten Barrierefreiheitsprobleme können so dokumentiert und wenn möglich behoben werden.
• Die Sprachausgabe lässt sich anschließend wieder mit STRG + WINDOWS-TASTE + EINGABETASTE beenden.

Weiterführende Tipps zu barrierefreien Excel Dokumenten

Diese Anleitung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Für weiterführende Tipps empfehlen wir das mehrteilige Tutorial „Creating Accessible files“ auf YouTube (externer Link). Besonders wichtig sind die Schritte von „Chapter Three: Tables“ (externer Link).

Datum der letzten Überarbeitung dieser Anleitung: September 2025