Anleitung für InDesign

Welche Kriterien sind für barrierefreie Dokumente wesentlich?

Für die barrierefreie Gestaltung von grafischen Dokumenten ist es notwendig, strukturiert zu arbeiten sowie einige zusätzliche Schritte zu beachten.

Nachfolgend finden Sie wichtige Kriterien, die im Vorfeld sowie bei der Ausarbeitung von Kommunikationsmitteln zu berücksichtigen sind.

Redaktion und Struktur

Bereits bei der Aufbereitung der Inhalte sollten die redaktionellen Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigt werden. Wichtige Grundsätze sind dabei Klarheit und Struktur: Formulierungen sollten aussagekräftig und verständlich sein.

So gilt es, verschachtelte Sätze und Abkürzungen zu vermeiden sowie Tabellen verständlich aufzubereiten. In Hinblick auf die inhaltliche Struktur ist die Hierarchie der Überschriften wesentlich. Nach Möglichkeit sollte keine Überschriften-Ebene ausgelassen werden.

Je besser die Texte im Vorfeld strukturiert sind, umso leichter und schneller können die Inhalte im InDesign-Dokument strukturiert – also getaggt – werden.

Alternativtexte für bildhafte Elemente

Eine wichtige Anforderung digitaler Barrierefreiheit ist die inhaltliche Beschreibung von Bildern und bildhaften Elementen wie Grafiken in Form eines klar verständlichen Alternativtextes. Diese textliche Erklärung können sich blinde Personen und Personen mit einer Sehbehinderung über eine Sprachausgabe vorlesen lassen.

Bei Diagrammen ist es empfehlenswert, eine Kernaussage zu formulieren, da die Angabe aller enthaltenen Werte nur schwer möglich ist. Falls das Zahlenmaterial in einer Tabelle online verfügbar ist, kann man auf diese Tabelle verweisen.

Schriften mit Unicodierung

Bei der Wahl von Symbolschriften ist auf die Unicodierung zu achten, damit das Symbol korrekt von einer Sprachausgabe vorgelesen wird. In der Glyphen-Palette in InDesign findet sich bei den einzelnen Schriftzeichen der Unicode und der Name des Symbols.

Tipp: Bitte daher Symbole aus Schriftarten wie „Webdings“, „Wingdings“ oder „Font Awesome“ vermeiden!

Farbe und Kontrast

Ausreichender Kontrast ist wesentlich, um Text gut lesen zu können. Gemäß der Mindestanforderung, den WCAG in der Stufe AA, sollte das Kontrastverhältnis 4,5:1 bzw. 3:1 für großen Text (18 pt oder 14 pt fett) sein.

Bei Nichterfüllung braucht es gegebenenfalls im Corporate Design eine Ergänzung barrierefreier Farben oder eine andere Vorgehensweise (z. B. Darstellung in Schwarz-Weiß).

Hilfreiche Tools unterstützen bei der Erkennung von Kontrastproblemen, hier eine Auswahl an Tipps:

Zusätzlich zum Kontrast ist es wichtig, dass Informationen nicht alleine durch Farbe kommuniziert werden, da diese von Nutzer:innen mit einer Farbenfehlsichtigkeit sonst womöglich nicht wahrgenommen werden können.

Erfolgskriterium 1.4.1 „Use of Color“ (Level A): Farbe wird nicht als einziges visuelles Mittel zur Informationsvermittlung, zum Hinweis auf eine Aktion, zum Auslösen einer Reaktion oder zur Unterscheidung eines visuellen Elements verwendet.

Wenn beispielsweise bei einem Säulen-Diagramm die unterschiedlichen Säulen nur durch eine Farblegende beschriftet sind, ist das für viele Menschen nicht wahrnehmbar. Zusätzlich könnte ein textlicher Hinweis, ein Symbol oder eine Schraffur angezeigt werden, damit diese Information für alle ersichtlich ist.

Welche Vorbereitungen sind in Adobe InDesign nötig?

Diese Anleitung behandelt die Erstellung von barrierefreien PDFs aus Adobe InDesign Version 2023. Bei anderen InDesign-Versionen kann die Vorgehensweise etwas abweichen.

In Hinblick auf ein barrierefreies PDF sollte bereits das InDesign-Quelldokument so barrierefrei wie möglich vorbereitet werden. Daher ist ein strukturierter Dokumentaufbau besonders wichtig. Grundsätzlich sollten dafür die Funktionen von InDesign in vollem Umfang eingesetzt werden.

Zwar lassen sich viele Fehler, beispielsweise in der PDF-Nachbearbeitung über Adobe Acrobat Pro, beheben, aber in Hinblick auf mögliche spätere inhaltliche Updates des InDesign-Dokuments ist diese Vorgehensweise nicht empfehlenswert.

Zielführender ist es, alle Anpassungen hinsichtlich Barrierefreiheit weitgehend im InDesign-Dokument durchzuführen.

Definition Arbeitsbereich und Dokumentaufbau

Arbeitsbereich

Zu Beginn der Arbeiten ist es empfehlenswert, sich in InDesign einen Arbeitsbereich mit allen relevanten Paletten abzuspeichern und die verborgenen Zeichen einzublenden.

Dokument-Seiten

Hier ist es wichtig, das Dokument als Einzelseiten anzulegen, die sich trennen und verschieben lassen. Das betrifft vor allem Dokumente, bei denen die Seitenfolge im Druck nicht mit dem Lesefluss übereinstimmt.

Strukturierung und Formatierung von Text

Es ist zentral, dass alle textlichen Inhalte eines InDesign-Dokuments in Textform definiert sind, und nicht etwa in Pfade konvertiert oder als Bild eingebettet werden.

Absatz- und Zeichenformate

Der gesamte Text wird mit Absatz- und Zeichenformaten definiert. Dies ist für eine korrekte Tagging-Struktur eines Dokuments wesentlich.

Semantisch korrekte Absatzformate

Die Semantik bezieht sich auf die Rollenzuordnung von Text. Beispielsweise sollte ein Absatzformat für eine Überschrift nicht auch für ein Zitat verwendet werden, oder ein Format für eine Überschrift der zweiten Hierarchie nicht ebenfalls für eine Überschrift der dritten Hierarchie.

Dokumentsprache

Die Spracheinstellungen sind innerhalb von Absatz- und Zeichenformaten korrekt definiert. Es empfiehlt sich, für deutschsprachige Publikationen ein Zeichenformat anzulegen, in dem die Sprache auf „Englisch“ (bzw. die entsprechende Fremdsprache) geändert wird. Damit lassen sich gut einzelne Passagen markieren, die einer englischen (oder sonstigen anderssprachigen) Aussprache bedürfen.

PDF-Tags

In InDesign können ohne das Plugin MadeToTag folgende PDF-Tags exportiert werden. Wie das geht siehe "Hinweis: Tagging ohne MadeToTag":

• <H1> bis <H6> für die Überschriften in richtiger hierarchischer Reihenfolge
• <P> für Fließtext
• <Artifact> für rein grafische Elemente, die nicht vorgelesen werden sollen (z. B. Paginierung, Fußzeile, Rubrik)
• <Automatisch> für Tabellen, Listen, Fußnoten, Bildtexte, Zitate usw.

Durch MadeToTag können weitere Tags zugewiesen werden.

Überschriften und Inhaltsverzeichnis

In Hinblick auf eine korrekte Texthierarchie ist es wesentlich, auf eine konsistente Gliederung der Überschriften zu achten (z. B. <H2> folgt auf <H1>, nicht <H3> auf <H1>).

Die Überschriften dienen als Basis für das automatisierte Inhaltsverzeichnis (über Menü Layout – Inhaltsverzeichnis). Dieses wiederum erzeugt automatisch Lesezeichen, die das Navigieren ermöglichen.

Verfügt eine Publikation nicht über ein Inhaltsverzeichnis, können Lesezeichen über die Lesezeichen-Palette manuell eingefügt werden.

Aufzählungen und Listen

Für die korrekte Strukturierung von Listen sollte die Listenfunktion verwendet werden. Ausnahme sind dabei nummerierte Überschriften, die mit der Listenfunktion erstellt wurden. Vor der Ausgabe als barrierefreies PDF müssen sie, angefangen bei der untersten Nummerierungsebene, in Text umgewandelt werden. Dies gelingt unter: Absatzformate – Rechtsklick auf das Absatzformat – Nummerierung von Absatzformat in Text konvertieren.

Bei verschachtelten Listen wird eine Abstufung nach Ebenen vorgenommen, z. B. 1., 2. als Listennummerierung sowie a), b) für untergeordnete Listenpunkte.

Fußnoten und Endnoten, Querverweise und Index

Diese müssen als Fußnoteneintrag über das Menü „Schrift“ sowie „Fußnote bzw. Endnote einfügen“ erstellt werden, um von Sprachausgaben korrekt erkannt zu werden.

Gleiches gilt auch für Querverweise und Indexeinträge innerhalb eines Dokuments. Wichtig ist jedenfalls, manuelles Eintippen zu vermeiden.

Tabellen

Korrekt aufgebaute Tabellen werden mit der Tabellenfunktion erstellt und sind semantisch richtig strukturiert. Tabellenkopfzeile und Tabellenfußzeile sollten korrekt zugewiesen werden.

Für nicht tabellarische Inhalte, z. B. für standgenaues Setzen oder Formulare, wird die Tabellenfunktion nicht verwendet. Andernfalls werden diese als Tabelle ausgegeben, was semantisch nicht korrekt ist.

Das Plugin MadeToTag ermöglicht zudem, auch komplexe Tabellen barrierefrei zu machen sowie Tabellen aus Gestaltungsgründen (beispielsweise Formulare) zu verwenden.

Typografische Hinweise

Worttrennungen sollten bei der Bearbeitung von barrierefreien InDesign-Dokumenten korrekt vorgenommen werden.

Lesefluss und Reihenfolge

Eine Möglichkeit, damit der Lesefluss beim PDF-Export richtig übernommen wird, ist es Bilder, Tabellen, Zitate, Marginalspaltentexte oder Ähnliches an der entsprechenden Stelle im Textfluss zu verankern.

Diese Vorgehensweise ist vor allem bei umfangreicheren Publikationen sinnvoll, damit sich alle Elemente mit dem Text mitbewegen und an der korrekten Stelle der Lesereihenfolge ausgegeben werden.

Anlage von Artikeln

Auf Seiten mit inhaltlich komplexem Aufbau, die viele verschiedene Objekte beinhalten und auf denen sich eine Verankerung aller Objekte als schwierig erweist, kann der Lesefluss durch das Menü „Fenster – Artikel“ gesteuert werden.

Mit Klick auf das Plus rechts unten in der Palette wird die Vorgehensweise gestartet. Über ein Bearbeitungsfenster werden die Artikel angelegt. Die Reihung funktioniert durch Ziehen per Drag und Drop der einzelnen Text- und Bildrahmen in die Artikel-Palette.

Wichtig dabei ist, die Option „Für Tagging-Reihenfolge in PDF mit Tags verwenden“ zu aktivieren.

Die Elemente der Musterseite (Paginierung, Fußzeile, Rubrik …) werden als Artefakte nicht vorgelesen und sind daher nicht in der Artikel-Palette.

Bilder und bildhafte Elemente

Damit Bilder und bildhafte Elemente über Sprachausgaben inhaltlich wahrnehmbar sind, benötigen diese eine textliche Beschreibung in Form eines klar verständlichen und prägnanten Alternativtextes.

Um die Bildbeschreibung korrekt zu hinterlegen, werden die Alternativtexte immer in InDesign platziert. Der Eintrag der Bildbeschreibung erfolgt über das Menü Objekt – Objektexportoptionen – Alternativer Text.

Dekorative Bilder

Komplexe, rein gestalterische Grafiken sollten unbedingt als verknüpfte Grafik geladen werden. Einmal geladen, wird der Bildrahmen unter Menü Objekt – Objektexportoptionen – PDF mit Tags als „Außertextliches Element“ (Artefakt) gekennzeichnet. Dadurch wird das Bild von Sprachausgaben nicht vorgelesen und bei der PDF-Prüfung wird kein Alternativtext verlangt.

MadeToTag bietet eine Übersicht aller eingebauten Bilder und ihrer Alternativtexte und führt durch das Dokument – siehe Aufgabe 3: Alternativer Text.

Illustrator-Dateien in Pfaden

Beim Laden von Illustrator-Dateien ist darauf zu achten, dass darin enthaltene Texte in Pfade umgewandelt oder als PDF exportiert werden. Ansonsten werden diese von Sprachausgaben vorgelesen.

Hyperlinks

Links sind dann barrierefrei, wenn diese für sich allein stehend aussagekräftig sind. Nutzer:innen, die den Inhalt nicht visuell wahrnehmen, navigieren mit der Tabulatortaste von Link zu Link. Kommt der Tab-Fokus auf einen Link, sollte das Linkziel durch den Linktext klar erkennbar sein.

Alle externen Links sollten daher als echte Verknüpfungen (Hyperlinks) definiert sein. Dies gilt sowohl für im Text erwähnte Web-Adressen als auch E-Mail-Adressen.

Hyperlinks können wie folgt erstellt werden: Menü Schrift – Hyperlinks und Querverweise – Neuer Hyperlink, oder: Menü Fenster – Interaktiv – Hyperlinks

Mithilfe der Hyperlinks-Palette können schnell alle Hyperlinks im Dokument aufgefunden und generiert werden („URLs in Hyperlink konvertieren“). Gegebenenfalls muss eine Verlinkung nochmals nachbearbeitet werden, falls ein roter Punkt in der Palette auf eine fehlende Verlinkung hinweist.

Unter dem Punkt „Barrierefreiheit“ wird ein Alternativtext für den Link hinzufügt. Vollständig ausgeschriebene Links sollten vermieden werden.

MadeToTag generiert im barrierefreien PDF automatisch einen Alternativtext für die Verlinkung.

Die gezeigten Bearbeitungsschritte schaffen ein strukturiertes InDesign-Dokument und damit die Basis für die weitere Vorgehensweise mit dem Ziel eines barrierefreien PDFs.

Wie erstelle ich ein barrierefreies PDF ohne MadeToTag?

Die Erstellung eines barrierefreien PDFs ist auch ohne Verwendung des InDesign-Plugins MadeToTag möglich. Die dafür wesentlichen Punkte werden nachfolgend erklärt.

Wesentliche Einstellungen für den PDF-Export

Es ist empfehlenswert, bei den Exportoptionen unbedingt ein Adobe PDF (Interaktiv) auszuwählen und in einen gängigen RGB-Farbraum (z. B. sRGB) zu konvertieren.

Zwar ist auf den ersten Blick kein Unterschied zu einem Adobe PDF (Druck) zu erkennen, und sämtliche Querverweise, Hyperlinks sowie das Inhaltsverzeichnis behalten ihre Funktion, werden aber von der Sprachausgabe nicht gelesen.

Dokumenttitel und Autor:inneninformation

Im InDesign-Dokument muss der Dokumenttitel eingetragen werden. Zu finden ist dies unter Menü „Datei – Eigenschaften“. Es können auch Autor:inneninformationen und eine kurze Beschreibung des Dokuments eingetragen werden.

Wurde dieser Schritt in InDesign nicht erledigt, lässt er sich in Adobe Acrobat Pro nachholen. Unter dem Punkt „Ansicht beim Öffnen – Einblenden“ muss der Dateiname auf den manuell eingetragenen „Dokumenttitel“ geändert werden, der in weiterer Folge bei der Prüfung des PDFs verlangt wird.

MadeToTag bietet bei der Einbettung der Dokumentinformationen ebenso Hilfestellung (siehe Aufgabe 4: Dokument-Metadaten bearbeiten).

Verankerung PDF/UA Marker im PDF

Der PDF/UA(Universal Accessibility)-Marker ist die Berechtigungs­kennzeichnung für Barrierefreiheit und ein Muss, um die Prüfung mit dem PDF Accessibility Checker (PAC) erfolgreich zu bestehen. Beim Exportieren des interaktiven PDFs ohne das Plugin MadeToTag fehlt diese Kennzeichnung.

• Um die PDF/UA-Kennzeichnung vorzunehmen, wird das PDF in Adobe Acrobat Pro und weiterführend das Menü „Bearbeiten – Preflight“ geöffnet.
• Im Fenster „Preflight“ auf das Schraubenschlüssel-Symbol, dann das Balken-Symbol klicken und rechts daneben im Suchfeld „pdf/ua“ eingeben. Anschließend auf „PDF/UA-1 Eintrag setzen“ und rechts unten auf „Korrigieren“ klicken.

Welche Vorteile bietet das InDesign Plugin MadeToTag

Wie in verschiedenen Arbeitsschritten bereits erwähnt, bietet das InDesign Plugin MadeToTag gute Unterstützung. Es führt durch das Dokument, lokalisiert Fehler und hilft beim Exportieren eines barrierefreien PDFs.

Das Plugin kann auf der Website von axaio (externer Link) kostenpflichtig erworben werden. Eine Demo-Version verschafft einen Überblick über die Funktionen von MadeToTag. Nach der Installation scheint es im Menü „Fenster“ auf.

Tipp: „Export-Tags farblich hervorheben“ und „Tastaturkürzel“ aktivieren. Einige InDesign-Shortcuts stehen dadurch nicht mehr zur Verfügung. Über die Schaltfläche „Anleitung“ findet sich ein kurzes Manual zum Nachlesen.

Aufgabe 1: Export-Tags bearbeiten

Wenn konsistent mit Absatzformaten formatiert und die Hierarchie der Überschriften durchdacht wurde, ist eine gute Basis geschaffen, um nun den gesamten Text zu taggen. Durch Tagging der Inhalte kann das barrierefreie PDF schließlich von Sprachausgaben gut eingelesen werden.

Im Flyout-Menü können unter „Export-Tags/Sprache“ die Tags zugewiesen werden. Hier können Tags auch wieder entfernt werden.

Folgende Tags stehen zur Verfügung:

• <H1> bis <H6> für Überschriften
• <P> für Fließtext
• <List> für Listen
• <Artefakt> für Text, der nicht vorgelesen werden soll (alles auf der Musterseite)
• <Caption> für Tabellenunterschrift, Quellenangabe für Bilder
• <Blockquote> für Zitate

Dabei erkennt MadeToTag alle Stellen automatisch, an denen das Absatzformat angewendet wurde. Der jeweilige Tag wird idealerweise nur einmal zugewiesen.

Wenn „Export-Tags farblich hervorheben“ aktiviert wurde, bietet sich schnell eine Übersicht im Dokument, ob Textstellen noch getaggt werden müssen.

Unter „Probleme lokalisieren“ findet MadeToTag z. B. alle harten Zeilenumbrüche, um diese zu korrigieren.

Hinweis: Tagging ohne MadeToTag

Dieser Schritt kann ebenso ohne MadeToTag erfolgen, nur muss allen Absatzformaten ein Export-Tag zugewiesen werden. Es stehen jedoch dabei weniger Tags als in MadeToTag zur Verfügung – siehe Punkt Absatz- und Zeichenformate.

Aufgabe 2: Artikelreihenfolge – Lesereihenfolge

Die Artikel-Palette stellt die Lesereihenfolge im PDF her und kann über das Menü „Fenster – Artikel“ aufgerufen werden. Darin werden Artikel definiert. Textrahmen und Bilder können, sofern sie nicht bereits verankert wurden, den jeweiligen Artikeln zu gewiesen werden.

Alle verketteten Textrahmen werden automatisch erkannt. Nur der erste Textrahmen muss dem Artikel zugewiesen werden. Darin verankerte Textboxen und Bilder werden ebenso automatisch erkannt. Falls sie nicht im Fließtext verankert sind, müssen sie einzeln dem Artikel zugewiesen werden.

Hinweis: Artikelreihenfolge ohne MadeToTag

Der Vorgang ist der gleiche, allerdings muss in der Artikel-Palette die Option „Für Tagging-Reihenfolge in PDF mit Tags verwenden“ ausgewählt werden.

Aufgabe 3: Alternativer Text

Im 3. Schritt zeigt MadeToTag eine Übersicht aller eingebauten Bilder. Fehlender Alternativtext kann hier nachträglich noch ergänzt werden. Bilder außerhalb von Artikeln oder dekorative Bilder, die nicht vorgelesen werden sollen, können hier auch angezeigt werden.

Im Vorfeld sollte in den Objektexportoptionen für alle Bilder bereits ein Alternativtext eingetragen worden sein, gemäß der Schrittabfolge: Menü „Objekt – Objektexportoptionen – Alternativer Text – Benutzerdefiniert“.

Dekorative Bilder können als „Außertextliches Element“ als Artefakt deklariert werden.

Weitere Hinweise zum Verfassen eines Alternativtextes siehe Punkt Alternativtext für bildhafte Elemente.

Aufgabe 4: Dokument-Metadaten bearbeiten

In diesem Schritt können die Dokumentinformationen wie der Dokumenttitel, Autorin oder Autor, eine kurze Beschreibung und rechtliche Hinweise zum Urheber hinterlegt werden. Auch eine Beschlagwortung ist möglich. Der Dokumenttitel muss angegeben werden, die anderen Informationen können hinterlegt werden. Diese Informationen sollten von Redakteur:innen bzw. Autor:innen zur Verfügung gestellt werden. Wichtig dabei ist, auf „Anwenden“ zu klicken, um die Eingabe zu bestätigen.

Hinweis: Dokument-Metadaten ohne MadeToTag

Ohne MadeToTag kann dieser Schritt auch in Adobe Acrobat Pro durchgeführt werden. Unter Menü „Datei – Eigenschaften – Titel, Verfasser, Thema, Stichwörter“ können die Dokument-Metadaten entsprechend ergänzt werden.

Aufgabe 5: Sprache

Auch der Punkt Sprache basiert im Wesentlichen auf der Definition der Sprache in den Absatzformaten. Fremdsprachige Begriffe sollen zuvor mittels Zeichenformat entsprechend markiert werden. Das macht das Lesen des kompletten Textes erforderlich. Dieser Schritt kann z. B. im Zuge des Lektorats erfolgen.

MadeToTag bietet auch hier durch die farbliche Markierung eine Übersicht der verwendeten Sprachen innerhalb des Dokuments. Gezielt kann der Text mit der jeweiligen Fremdsprache angesteuert werden, um eine andere Spracheinstellung zuzuweisen. Im Fließtext und in den Überschriften ist die Primärsprache zugewiesen. Diese wird dann in den Dateieigenschaften in Adobe Acrobat Pro übernommen.

Da ein Sprachwechsel auch den Stimmwechsel in der Sprachausgabe erforderlich macht, ist zu überlegen, im Sinne einer beruhigten Sprachwiedergabe nur ganze Absätze als fremdsprachig zu markieren.

Aufgabe 6: Tabellenstruktur

Mit MadeToTag können Tabellen barrierefrei gemacht werden. Auch hier ist saubere Vorarbeit wichtig. Tabellen sollen klar und verständlich aufgebaut sein.

Text und Zahlenwerte der Tabelle werden als Bodytag <P> getaggt. Verbundene oder leere Zellen sind zu vermeiden. Tabellenkopf- und -fußzeilen sollen bereits vorab beim Gestalten der Tabelle in InDesign berücksichtigt und richtig definiert werden (siehe Beispieltabelle).

MadeToTag bietet einige Möglichkeiten, um Tabellenkopfzeilen zu konfigurieren:

• „Spaltenüberschriften von InDesign benutzen“, wenn nur die erste bzw. die ersten Tabellenzeilen auch Kopfzeilen sind.
• Mit der Funktion „Quick-Headers“ können auch Spalten als Tabellenkopfzeile konfiguriert werden.

Komplexe Tabellen können mit Smart-Headers strukturiert werden. Dazu ist es nötig, zuvor den „Smart-Headers-Editiermodus“ zu aktivieren. Elternzellen werden mit Klick ausgewählt und Kindzellen werden mit Cmd-Mausklick hinzugefügt. Die Elternzelle wird als Tabellenkopfzelle in Grün markiert, die zugehörige Kindzelle als Tabellendatenzelle in Blau.

Mit der Funktion „Tabellenzellen hervorheben“ kann die Struktur der Tabelle sichtbar gemacht werden. Tabellenkopfzellen sind dunkelrosa, Datenzellen werden hellrosa dargestellt.

Mit MadeToTag kann eine Tabelle auch aus gestalterischen Gründen verwendet werden (Definition der Tabelle als „Layout-Tabelle“).

Die Tabellen können bei Bedarf auch in Adobe Acrobat Pro mit dem Tabellen-Editor nachbearbeitet werden (siehe Punkt Fehlermeldung aus PAC: „Kopfzelle ohne zugewiesene Unterzellen“), aber die grundlegenden Einstellungen sollten im Quelldokument vorgenommen werden.

Aufgabe 7: PDF-Datei mit Tags erzeugen

Im letzten Schritt wird das barrierefreie PDF erzeugt. Hier können verankerte Rahmen und das Inhaltsverzeichnis optimiert werden.

Die Option „Fußnote verknüpfen“ verursacht Probleme. Es genügt der korrekte Eintrag der Fußnote in InDesign, um richtig erkannt zu werden.

Weiters kann hier nicht nur ein PDF/UA erzeugt werden, sondern auch ein PDF/A-2a für die Langzeitarchivierung.

Die Voreinstellungen für die Bildkomprimierung können ebenso in diesem Schritt definiert werden. Mittlere JPEG-Qualität und eine Auflösung von 150 ppi sind empfehlenswert.

Im diesem Bearbeitungsschritt können auch barrierefreie Formularfelder eingebunden werden.

Teilbereich Aufgabe 7: Barrierefreie Formulare

In InDesign wird vorab das Formular mit seinen ausfüllbaren Feldern erstellt. Dieses PDF dient als Vorlage und wird ohne MadeToTag als interaktives PDF exportiert. Meist müssen die Formularfelder in Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden.

Zurück in InDesign wird im letzten Schritt in MadeToTag die Option „Formularfelder optimieren“ aktiviert. Im Pop-up-Menü rechts kann das Vorlage-PDF unter „Verwalten“ im Ordner „FormField Optimization“ abgelegt werden.

Beim Exportieren des barrierefreien Formulars wird das barrierefreie PDF mit dem Vorlage-PDF verknüpft. Eine Nachbearbeitung des barrierefreien Formulars in Adobe Acrobat Pro ist meist nochmals erforderlich.

Wie kann die Barrierefreiheit eines PDFs geprüft werden?

Nach der Konvertierung gilt es, das PDF auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Bei einer vollständigen Evaluierung wird sowohl die technische als auch die redaktionelle Barrierefreiheit überprüft.

Auf die Überprüfung der redaktionellen Barrierefreiheit wird in dieser Anleitung nicht weiter eingegangen (nähere Informationen sowie Hilfestellungen siehe dazu in der Anleitung: Tipps für die redaktionellen Aspekte der Barrierefreiheit).

In den nächsten Punkten werden unterschiedliche Möglichkeiten erklärt, wie PDFs überprüft werden können:

Überprüfung via Acrobat-Plugin callas pdfGoHTML 2

Das kostenlose Acrobat-Plugin callas pdfGoHTML 2 (externer Link) kann über die gleichnamige Website heruntergeladen werden.

Damit ist es möglich, Struktur-Tags eines Dokuments zu überprüfen. In Adobe Acrobat Pro wird es bei den Werkzeugen hinzugefügt. Anschließend kann die Ansicht der Struktur-Tags in der Leiste oberhalb des Dokuments über die Schaltfläche „callas pdfGoHTML 2“ aufgerufen werden. In weiterer Folge muss in der orangefarbenen Menüleiste der Punkt „Struktur-Tags“ ausgewählt werden, um zur Struktur-Tag-Ansicht zu gelangen.

Nach erfolgreicher Installation des Plugins kann das Dokument auf inhaltliche Vollständigkeit überprüft werden. callas bietet eine Voransicht der Struktur-Tags.

Insbesondere die Zuweisung der korrekten Semantik, die Richtigkeit der Reihenfolge, der Aufbau der Tabellen und die Funktionalität der Verlinkungen (Inhaltsverzeichnis, Hyperlinks, E-Mail-Adressen, Querverweise) können überprüft werden.

Überprüfung via Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro bietet mit den Werkzeugen „Barrierefreiheit“ und „Preflight“ zwar Korrekturmöglichkeiten, Änderungen sollten jedoch möglichst im InDesign-Quelldokument vorgenommen werden.

Ob ein PDF barrierefrei erstellt wurde, kann auch in Adobe Acrobat Pro in den Dateieigenschaften festgestellt werden (unter Menü „Datei – Eigenschaften“).

Wesentliche Merkmale sind:

• Im Reiter „Beschreibung“: „PDF mit Tags: Ja“ und unter „Titel“ sind Dokumenttitel und „Verfasser“ eingetragen.
• Unter „Ansicht beim Öffnen“ ist das Einblenden des „Dokumenttitels“ erforderlich.
• Bei den Sicherheitseinstellungen muss das „Kopieren von Inhalt“ als zulässig definiert sein.

Überprüfung via PDF Accessibility Checker

Die PDF/UA-Konformität eines PDFs als Qualitätsstandard hat sich etabliert und zeigt die Zugänglichkeit einer Datei. Ein Tool, das die UA-Konformität in Richtung technischer Barrierefreiheit überprüft, ist das kostenlose Tool der PDF/UA Foundation – der PDF Accessibility Checker (PAC) (externer Link).

Welche Schritte sind in der Nachbereitung in Adobe Acrobat Pro nötig?

Erscheinen bei der Evaluierung mit dem PDF Accessibility Checker (PAC) Fehler, ist eine Korrektur nötig. Nachträgliche Korrekturen können sehr aufwendig sein, daher ist es empfehlenswert, bereits bei der Erstellung des InDesign-Dokuments auf die Barrierefreiheitskriterien zu achten.

Jene Fehler, die aufgrund versäumter Bearbeitungsschritte angezeigt werden – wie beispielsweise fehlende Alternativtexte –, sollten in Hinblick auf spätere inhaltliche Updates auch im InDesign-Quelldokument korrigiert werden.

Ziel ist ein technisch barrierefreies PDF und dies wird durch die Behebung aller Fehler erreicht.

Handhabung Tag-Strukturbaum in Adobe Acrobat Pro

In Adobe Acrobat Pro kann über die Menüleiste links der Strukturbaum mit den Tags eingeblendet werden. Dieser Bereich wird im Zuge der Nachbearbeitung benötigt, wenn Fehler aus der PDF-Prüfung nicht im InDesign-Quelldokument behoben werden können.

Im Strukturbaum kann gezielt nach einem Tag gesucht werden, um dessen Eigenschaften zu bearbeiten. Für die Suche nach Textelementen werden folgende Schritte benötigt:

• Text im PDF markieren
• im Strukturbaum links „Tag in Auswahl suchen“
• ausgewählter Tag – Eigenschaften

In Adobe Acrobat Pro kann mit dem Barrierefreiheit-Werkzeug auch nach Bildern gesucht werden, in dieser Abfolge:

• Werkzeug „Barrierefreiheit“ in der Leiste rechts aufrufen
• „Lesereihenfolge“ auswählen
• Bild auswählen und links oben auf die Ziffer klicken, bis ein lilafarbener Rahmen um das Bild erscheint
• im Strukturbaum links „Tag in Auswahl suchen“
• ausgewählter Tag – Klick auf Eigenschaften (damit in weiterer Folge Möglichkeit der Nachbearbeitung zur Behebung von Fehlermeldungen)

Exemplarische Fehler und ihre Behebung

Fehlermeldung aus PAC: „Nicht getaggtes Pfadobjekt“

Diese Fehlermeldung beschreibt, dass ein Logo nicht als Bild, sondern in Pfaden in InDesign eingebaut ist.

• Korrektur:
  • In InDesign das Logo entsprechend als Bild einbauen und einen Alternativtext unter „Objektexportoptionen“ einfügen

Fehlermeldung aus PAC: „Überschrift überspringt eine oder mehrere Ebenen“

Diese Fehlermeldung beschreibt, dass die Ebenen-Hierarchie nicht eingehalten wurde, es folgt z. B. eine H3- auf eine H1-Überschrift.

• Korrektur:
  • In InDesign die Überschriften-Hierarchie entsprechend korrigieren bzw. kontrollieren, ob ein falsches Absatzformat zugewiesen wurde

Fehlermeldung aus PAC: „Figure-Strukturelement ohne Begrenzungsrahmen“

Diese Fehlermeldung beschreibt, dass ein Bild nicht als solches erkannt wird, daher auch seine exakte Position im Dokument nicht erkannt werden kann. Zur Behebung dieses Fehlers muss in Adobe Acrobat Pro in den Strukturbaum der Tags eingegriffen werden.

• Korrektur – Teil 1:
  • Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
  • rechts im Aufgabenbereich im Suchfeld das Werkzeug „Barrierefreiheit“ eingeben
  • in der Menüauswahl rechts nun auf „Lesereihenfolge“ klicken und damit das Dialogfenster öffnen
  • im Dokument jene Stelle auswählen, wo sich das nicht erkannte Bild befindet
  • mit Doppelklick auf die Ziffer links oben beim betreffenden Bild und eine rosafarbene Umrahmung aktivieren
  • im Dialogfenster auf „Abbildung“ klicken und damit das betreffende Bild wieder neu als solches definieren (aufgrund der Neuzuteilung geht mit diesem Schritt der Alternativtext zum Bild verloren)
  • nun in der Menüauswahl des Barrierefreiheitswerkzeugs rechts auf „Alternativtext festlegen“ klicken (mit diesem Befehl ermittelt Adobe Acrobat Pro alle Abbildungen im Dokument und zeigt den zugehörigen Alternativtext an)
  • die Bestätigung mit „OK“ öffnet ein Dialogfenster, in dem mit Pfeiltasten zwischen den beschreibenden Texten navigiert werden kann
  • nun an der betreffenden Stelle den Alternativtext in das freie Textfeld einfügen und mit Speichern beenden

• Korrektur – Teil 2:
  • den betreffenden „<Figure>-Tag“ im Strukturbaum links auswählen, mit ctrl-Klick seine „Eigenschaften“ aufrufen
  • im Dialogfenster „Eigenschaften“ die Schaltfläche „Attributobjekte bearbeiten“ anklicken
  • die Attributobjekte auswählen und auf Schaltfläche „Neues Element“ klicken
  • nun bei Schlüssel „Placement“ und bei Wert „Block“ eintragen
  • zum Abschluss des Arbeitsschrittes nochmaliges Speichern des PDFs

Fehlermeldung aus PAC: „Kopfzelle ohne zugewiesene Unterzellen“

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn in komplexen Tabellen nicht alle Kopfzeilen richtig definiert wurden. Mithilfe des Tabellen-Editors in Adobe Acrobat Pro können komplexe Tabellen nachträglich bearbeitet werden, sofern eine Bearbeitung in InDesign nicht funktioniert.

• Korrektur:
  • Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
  • Werkzeug „Barrierefreiheit“ in der Leiste rechts aufrufen
  • Klick auf „Lesereihenfolge“
  • Tabelle mit Klick links oben auf die Nummerierung aktivieren
  • im Pop-up-Menü „Leserichtung“ den „Tabellen-Editor“ öffnen
  • Auswahl einzelner Zellen (blaue Umrandung), mit ctrl-Klick bzw. Rechtsklick „Eigenschaften der Tabellenzellen“ einblenden
  • Definition einzelner Zellen, Zeilen und Spalten als Tabellenkopfzeile: Typ „Überschriftenzelle“, und deren Umfang als „Zeile“, „Spalte oder „beides“ auswählen – dadurch rote Hinterlegung der Kopfzelle im Tabellen-Editor
  • „Datenzelle“ kann ebenso als solche zugewiesen werden
  • Bestätigung mit OK und abschließend PDF speichern

Fehlermeldung aus PAC: „Keine PDF/UA-Kennzeichnung“

Diese Fehlermeldung beschreibt, dass im Dokument kein PDF/UA Marker hinterlegt ist. Daher ist es notwendig, den Arbeitsschritt „PDF/UA-Eintrag bzw. Identifier setzen“ in Adobe Acrobat Pro nachzuholen.

• Korrektur:
  • Dieser Bearbeitungsschritt wurde weiter vorne vorgestellt und ist unter dem Punkt Verankerung PDF/UA Marker im PDF nachzulesen.

Weitere Anleitungen zur Fehlerbehebung

Fehler (durch rote Kreuze im PAC gekennzeichnet) müssen jedenfalls behoben werden. Warnungen (durch gelbe Warndreiecke im PAC gekennzeichnet) sollten, wenn möglich und nicht mit zu großem Aufwand verbunden, behoben werden. Diese stellen grundsätzlich keine Einschränkung hinsichtlich Barrierefreiheit dar.

Nach Behebung aller Fehler ist eine abschließende Dokumentprüfung mit dem PAC (siehe Punkt Überprüfung via PDF Accessibility Checker) empfehlenswert – mit dem Ziel eines technisch barrierefreien PDFs.

Datum der letzten Überarbeitung dieser Anleitung: Mai 2024