Anleitung für PowerPoint

Grundlagen

Struktur und Klarheit sind wesentliche Grundpfeiler von Barrierefreiheit. Für den inhaltlichen Aufbau einer Präsentation ist es daher wichtig, diese beiden Punkte mitzudenken.

Der Qualitätsgehalt einer informativen Präsentation geht Hand in Hand mit einem übersichtlichen Aufbau. Folgende zwei Fragen möchten wir daher als Leitgedanken mitgeben:

• Welche Inhalte möchte ich den Leser:innen vermitteln?
• Wie stelle ich die Inhalte verständlich dar?

Corporate Design

Das sogenannte Corporate Design definiert die Gestaltungsgrundsätze für das einheitliche Erscheinungsbild eines Unternehmens oder einer Organisation. Dazu gehören Logo, Farben, Typografie und grafische Elemente sowie Bildstil. Ein durchgängiger Einsatz des Corporate Designs prägt die Wahrnehmung einer Marke und erhöht ihren Wiedererkennungswert.

Um den Corporate-Design-Vorgaben für Präsentationen mühelos folgen zu können, verwenden Sie das firmenspezifische Foliendesign. Die Vorgaben für das Foliendesign bilden den Handlungsspielraum für die Gestaltung Ihrer PowerPoint-Präsentation.

Farben und Kontraste

Damit Inhalte gut erkennbar sind, müssen sie einen ausreichenden Kontrast zum Hintergrund aufweisen. Gemäß der Mindestanforderung, den WCAG in der Stufe AA, sollte das Kontrastverhältnis 4,5:1 bzw. 3:1 für großen Text (18 pt oder 14 pt fett) sein.

Tipp: Folgende kostenfreie Tools könnten Sie beispielsweise zur Überprüfung der Kontrastwerte verwenden:

• Contrast Checker (externer Link) der gemeinnützigen Organisation WebAIM oder
• Kontrastrechner (externer Link) der Informationsplattform leserlich.info

Zusätzlich zum Kontrast ist es wichtig, dass Informationen nicht nur durch Farbe kommuniziert werden, da diese von Nutzer:innen mit einer Farbenfehlsichtigkeit sonst womöglich nicht wahrgenommen werden können.

Erfolgskriterium 1.4.1 „Use of Color“ (Level A) (externer Link): Farbe wird nicht als einziges visuelles Mittel zur Informationsvermittlung, zum Hinweis auf eine Aktion, zum Auslösen einer Reaktion oder zur Unterscheidung eines visuellen Elements verwendet.

Wenn beispielsweise bei einem Säulen-Diagramm die unterschiedlichen Säulen nur durch eine Farblegende beschriftet sind, ist das für viele Menschen nicht wahrnehmbar. Zusätzlich könnte ein textueller Hinweis, ein Symbol oder eine Schraffur angezeigt werden, damit diese Information für alle ersichtlich ist.

Gliederung

Eine gute Strukturierung der Inhalte erhöht die Verständlichkeit Ihrer Präsentation. In PowerPoint gibt es im Gegensatz zu anderen Microsoft-Anwendungen keine Formatvorlagen wie z.B. Überschriftenhierarchien etc.

Diese Funktion übernehmen stattdessen Folientitel. Der Folientitel hilft beim strukturierten Aufbau Ihrer Folie und ist Voraussetzung für ein barrierefreies PDF-Dokument. Ein Folientitel sollte jedenfalls vorhanden sein. Die Formatdefinition weiterer Gestaltungselemente ist im Foliendesign geregelt.

Textierung

Versuchen Sie, Schachtelsätze zu vermeiden und Botschaften präzise und klar zu formulieren. Vermeiden Sie, soweit möglich, Klammerausdrücke und setzen Sie stattdessen auf erläuternde Erklärungen innerhalb des Textes. Auch manuelle Silbentrennung sollte vermieden werden.

Auf Abkürzungen sollte nach Möglichkeit verzichtet werden. Tipp: Sind Abkürzungen aus unterschiedlichen Gründen nicht zu umgehen, dann den Begriff bei erster Erwähnung ausschreiben und die Abkürzung in Klammer angeben. Zum Beispiel: „Europäische Union (EU)“. In weiterer Folge ist es ausreichend, im Text nur noch die Abkürzung „EU“ anzugeben.

Bearbeitungsschritte in PowerPoint

Wir haben hier die wichtigsten Bearbeitungsschritte für Sie dargestellt, die zu einem barrierefreien PDF aus PowerPoint führen.

Hervorhebungen

Die Hervorhebung relevanter Informationen, beispielsweise durch Fett- oder Kursivdruck sowie farbliche Markierung, ist nicht ausreichend, da diese für Personen mit Sehschwäche oder -behinderung nicht wahrnehmbar sind.

Hier wäre eine gute Vorgehensweise, die inhaltliche Bedeutung der Auszeichnung auch im Text und/oder Alternativtext zu vermitteln.

Zum Beispiel können Sie durch die Ausformulierung von Hinweisen essenzielle Informationen zusätzlich textlich betonen und so die besondere inhaltliche Bedeutung vermitteln:

• „Den folgenden Aufzählungspunkten sollte besondere Aufmerksamkeit zukommen: 1. Beispiel, 2. Beispiel …“
  oder:
• „Essenziell ist, dass Sie Beispiel 1 zur Veranstaltung mitbringen sowie auf Beispiel 2 im Vorfeld achten.“

Sprache

Damit Screenreader Texte mit der richtigen Aussprache und Betonung wiedergeben können, muss eine Spracheinstellung vorgenommen werden. Das heißt, Texte müssen beispielsweise als deutschsprachig gekennzeichnet sein.

Meist ist die ganze Präsentation in einer bestimmten Sprache voreingestellt. Diesen Schritt können Sie in der Registerkarte „Überprüfen“ durch einen Klick auf den Button „Sprache“ im Menüpunkt „Sprache für die Korrekturhilfen festlegen“ vornehmen.

Zudem muss die Sprachdefinition auch für einzelne fremdsprachige Sätze oder Passagen vorgenommen werden.

Aufzählung und Nummerierung

Bei der Formatierung von Listen ist es wichtig, die Listenfunktion von PowerPoint zu verwenden und nachzukontrollieren, ob der dazugehörige Button aktiviert ist.

Dies können Sie tun, indem Sie den Cursor in die Aufzählung setzen und in der Registerkarte „Start“ die graue Hinterlegung des Aufzählungszeichen-Buttons überprüfen. Dabei macht es keinen Unterschied in der Bearbeitung, ob es sich bei der Liste um eine Aufzählung oder um eine Nummerierung handelt.

Hyperlinks

Bei der Verwendung von Hyperlinks wird empfohlen, den Link hinter dem beschreibenden Text zu verbergen oder sprechende Hyperlinks einzusetzen, sofern diese nicht zu lange oder komplex sind.

Ein sprechender Hyperlink ist eine URL, die lesbare Wörter anstelle technischer Kürzel oder Datenbank-IDs enthält und somit klar auf eine Website verweist.

Beispiele für Links:

• Sprechender Link: https://www.ffg.at/kontakt
• Link hinter beschreibendem Text: Kontakt FFG
• Nicht sprechender Link: https://www.ffg.at/index.php?title=Clean_URL

Nicht sprechende Hyperlinks sollten vermieden werden.

Es kann zusätzlich eine Quickinfo hinterlegt werden. Diese gibt an, was die User:innen erwartet, sobald der Hyperlink angeklickt wird. Zum Beispiel wird dadurch vermittelt, dass ein Browserfenster oder, bei Angabe einer Mailadresse, ein eigenes E-Mail-Dialogfenster geöffnet wird.

Hinweis: Quickinfos gehen mit der Konvertierung Ihrer Präsentation in ein PDF verloren. Diese müssen in der Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro erneut angegeben werden.

Quickinfo in PowerPoint angeben:

• Rechtsklick auf den gewünschten Link.
• Es erscheint ein Kontextmenü, dort den Auswahlpunkt „Link bearbeiten“ öffnen.
• Es öffnet sich ein Dialogfenster, dort den Button „Quickinfo“ betätigen.
• Ein neues, kleineres Dialogfenster öffnet sich, dort den Quickinfo-Text angeben.

Lesereihenfolge

Die Berücksichtigung der sogenannten Lesereihenfolge ist für eine barrierefreie Präsentation essenziell. Denn nur wenn die Lesereihenfolge richtig festgelegt wird, wird auch der Inhalt von Screenreadern korrekt wiedergegeben. Die Lesereihenfolge ist dabei unabhängig von der visuellen Anordnung der Elemente. Dennoch gilt grundsätzlich, dass der Titel einer Folie zuerst ausgegeben werden sollte, und erst dann die weiteren Inhalte.

PowerPoint vergibt automatisch eine Lesereihenfolge für die Elemente auf einer Folie. Ob diese Reihenfolge korrekt ist, kann leicht kontrolliert werden. Wählen Sie dazu in der Registerkarte „Start“ den Button „Anordnen“ aus und öffnen Sie den Kontextmenüpunkt „Auswahlbereich“. Mit den Pfeilen können Sie nun die Lesereihenfolge der einzelnen Elemente kontrollieren beziehungsweise neu festlegen.

Hinweis: Die Elemente werden von Screenreadern in umgekehrter Reihenfolge ausgegeben. Was also in der Auflistung ganz unten steht, wird zuerst vorgelesen. Was ganz oben in der Liste angeführt ist, wird zuletzt vorgelesen.

Bilder und Grafiken

Alle inhaltlich relevanten Bilder und Grafiken benötigen einen Alternativtext. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Objekte über den Platzhalterrahmen des Folienlayouts eingefügt werden oder frei auf der Folie positioniert werden.

Tipp: Möchten Sie mehrere Bilder oder grafische Elemente kombinieren, gilt es, diese als separate Grafik abzuspeichern und erneut in die Präsentation zu laden. Auf das Gruppieren von Elementen sollten Sie verzichten, da dieser Schritt in der Nachbearbeitung häufig zu Fehlern führt.

Alternativtext

Bei Alternativtext handelt es sich um einen beschreibenden Text, der wiedergibt, was auf Abbildungen zu sehen ist beziehungsweise welche Information dadurch transportiert werden soll. Durch diese hinterlegte Information ist es Screenreadern möglich, den Inhalt von Bildern und Grafiken wiederzugeben.

Bleiben Sie bestmöglich bei einer Sprache (ausgenommen Eigennamen). Die Länge von Alternativtext ist nicht entscheidend, vielmehr die gute Verständlichkeit und klare Wiedergabe des Inhalts des Bildes.

Wichtige textliche Informationen, die in einem Bild enthalten sind, gehören ebenso in die Formulierung eines Alternativtextes.

Erstellung eines Alternativtexts in PowerPoint:

• Wählen Sie über die Registerkarte „Format“ den Button „Alternativtext“.
• Es öffnet sich rechts im Bildschirm ein Fenster, in dem Sie den Alternativtext hinterlegen können.

Im selben Fenster besteht außerdem die Möglichkeit, rein dekorative Elemente ohne inhaltliche Aussage – wie beispielsweise Linien und Rahmen – als sogenannte Artefakte auszuweisen. Durch diesen technisch platzierten Hinweis werden entsprechende Elemente von Screenreadern ignoriert. Die Definition von Artefakten können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens vornehmen.

Eine zweite Möglichkeit, Alternativtext zu hinterlegen, ist es, mit Rechtsklick auf das gewünschte grafische Element die Option „Alternativtext bearbeiten …“ über das Kontextmenü zu öffnen. Von diesem Punkt an gehen Sie nun wieder so vor wie zuvor beschrieben.

Diagramme

Genau wie Bilder benötigen auch Diagramme die Vergabe von Alternativtext. Die Bearbeitungsschritte sind dabei ident.

Beschreiben Sie den Inhalt des Diagramms so gut und detailreich wie nötig, damit die Grafik verstanden wird. Diagramme weisen innerhalb von PowerPoint keine weiteren Besonderheiten hinsichtlich der Bearbeitung auf.

Bei Diagrammen, denen Datentabellen zugrunde liegen, ist es empfehlenswert, diese Datentabellen zusätzlich zu den Diagrammen als alternative Darstellung zur Verfügung zu stellen.

Komplexe Infografiken

Infografiken gehören zu jenen grafischen Elementen, die aus mehreren Objekten bestehen. Fallweise sind Vorlagen komplexer Infografiken bereits im firmenspezifischen Foliendesign definiert, sodass diese direkt verwendet werden können. Wie bei allen Bildern und Grafiken ist auch für Infografiken die Vergabe von Alternativtext notwendig, um Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Besonders effizient und mühelos können Sie diesen Bearbeitungsschritt wie folgt umsetzen: Vergeben Sie für das erste Objekt der Infografik einen Alternativtext, der die gesamte Infografik erklärend beschreibt. Die übrigen Elemente definieren Sie als Artefakte, sodass sie von Screenreadern ignoriert werden.

Tabellen

Basis einer barrierefreien Tabelle ist eine klare Strukturierung des Inhalts. Screenreader verwenden die Kopfzeileninformation, um Zeilen und Spalten zu erkennen.

Kopfzeileninformationen hinterlegen:

• Tabelle auswählen und in der Registerkarte „Tabellentools“ auf „Entwurf“ klicken
• In den „Tabellenformatoptionen“ die jeweils richtigen Kontrollkästchen aktivieren: Für Spaltenüberschriften muss das Kontrollkästchen „Überschrift“ aktiviert werden, für Zeilenüberschriften (zusätzlich) das Kontrollkästchen „Erste Spalte“

Versuchen Sie verschachtelte Tabellen zu vermeiden. Vermeiden Sie es, Zellen zu verbinden oder zu teilen. Der Grund dafür ist, dass es bei manchen Screenreadern Probleme geben kann.

Ein weiterer Punkt, der Barrierefreiheit einer Tabelle ermöglicht, ist das Vermeiden von leeren Zellen.

Animationen

Animationen stellen kein Hindernis für die Barrierefreiheit Ihrer Präsentation dar. Ob Animationen eingesetzt werden, können Sie kontrollieren, indem Sie in der Registerkarte „Animationen“ in den „Erweiterten Animationen“ den „Animationsbereich“ öffnen.

Folientitel ausblenden

Bei der Verwendung mancher Foliendesigns kann es vorkommen, dass Folientitel auf bestimmten Folienvorlagen nicht sichtbar sind, beispielsweise, wenn ein Bild ohne Titel die ganze Folie ausfüllen soll. Screenreader brauchen aber einen Folientitel. Dieser ist für die Strukturierung der Präsentation notwendig und wird für die Navigation durch das Dokument genutzt.

Diese Herausforderung lösen Sie, indem Sie einen Folientitel anlegen und ihn dann visuell ausblenden. Positionieren Sie dazu den Folientitel außerhalb der Folienbegrenzung, sodass dieser nicht sichtbar ist, aber dennoch von Screenreadern erkannt und vorgelesen wird:

• Wählen Sie in der Registerkarte „Ansicht“ die Option „Zoom“.
• Senken Sie den Zoomfaktor auf ca. 50 %, damit die Seitenränder außerhalb der Folie sichtbar werden.
• Zeigen Sie mit Ihrer Computermaus auf den Rahmen des Titel-Platzhalters, damit der Mauszeiger zu einem vierköpfigen Bewegungszeiger wird.
• Ziehen Sie den Titel-Platzhalter nach oben und legen ihn außerhalb der Folienbegrenzung ab.

Metadaten

Für ein barrierefreies Dokument ist es notwendig, die Metadaten Ihrer PowerPoint-Präsentation zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen.

• Über die Registerkarte „Datei“ gelangen Sie quasi in den „Backstage“-Bereich Ihrer Präsentation.
• Unter dem Menüpunkt „Informationen“ finden Sie auf der rechten Seite die „Eigenschaften“ der Präsentation.
• Mithilfe des Befehls „Alle Eigenschaften anzeigen“ können Sie diesen Bereich in vollem Umfang sehen und das zugehörige Dialogfeld öffnen.

Der Titel der Präsentation muss jedenfalls angegeben sein. Die Autoreninformationen können angegeben werden. Je nach Abklärung mit der Quelle können sowohl Personen- als auch Unternehmensnamen beim Autor eingetragen werden. Weitere Angaben unterstützen die Suche des Betriebssystems Ihres Gerätes oder von Online-Suchmaschinen.

Speichern als PDF mit Tags

So wandeln Sie Ihre Präsentation in ein PDF-Dokument um:

• Öffnen Sie die Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf den Menüpunkt „Speichern unter“
• Nun können Sie entscheiden, wo auf Ihrem Gerät die Datei gespeichert werden soll.
• Bevor Sie diesen Vorgang abschließen, wählen Sie im Dialogfenster in der Liste „Dateityp“ den Eintrag PDF aus.
• Klicken Sie auf den Button „Optionen“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“.

Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro

Eine Nachbearbeitung des PDF-Dokuments in Adobe Acrobat Pro ist notwendig, um die bestmögliche Barrierefreiheit zu erreichen.

Hyperlinks

Wurde eine Quickinfo für Hyperlinks vergeben, so muss diese nachträglich nochmals in Adobe Acrobat Pro definiert werden. Diese Information geht leider bei der Konvertierung von PowerPoint in ein PDF-Dokument verloren.

Sie können die Quickinfo mithilfe des Tag-Strukturbaumes folgendermaßen nachträglich definieren:

• Öffnen Sie das Navigationsfenster „Inhalt“ und wählen Sie den Reiter „Tags“ aus.
• Suchen Sie den betreffenden Hyperlink in den Elementtypen und öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü.
• Wählen Sie den Punkt „Eigenschaften“ aus.
• Es erscheint ein Dialogfenster, das Ihnen erlaubt, im Feld „Alternativtext“ erneut die Quickinfo zu hinterlegen.

PDF/UA-Kennzeichnung

Laut dem aktuellen Standard ist es notwendig, in den Metainformationen eines PDF-Dokuments zu vermerken, dass es sich um ein technisch barrierefrei gestaltetes Dokument handelt.

Die sogenannte „PDF/UA-Kennzeichnung“ können Sie folgendermaßen setzen:

• Geben Sie innerhalb von Adobe Acrobat Pro in der Werkzeugsuche „Preflight“ ein und öffnen Sie das Preflight-Werkzeug.
• Es erscheint ein Dialogfenster, in dessen Navigation Sie die beiden Schaltflächen „Einzelne Korrekturen auswählen“ (Schraubenschlüssel-Schlüssel) und „Alle Bibliotheken durchsuchen“ per Klick aktivieren können.
• Im nachfolgenden Eingabefeld tragen Sie „pdf/ua“ ein.
• Im erscheinenden Menü markieren Sie anschließend „PDF/UA-1 Eintrag setzen“ und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Betätigen des Buttons „Korrigieren“.
• Speichern Sie nun abschließend das PDF-Dokument.

Dateieigenschaften überprüfen und anpassen

Die zuvor in PowerPoint vergebenen Metadaten, auch Dateieigenschaften genannt, können für die PDF-Datei nochmals nachgeprüft und angepasst werden.

Für die Prüfung oder Bearbeitung dieser Informationen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie im Menü die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie den Menüpunkt „Eigenschaften“.
• Es erscheint ein Dialogfenster. Den Dokumenttitel und weitere wichtige Metadaten können Sie im ersten Reiter des Dialogfensters „Beschreibung“ überprüfen und bearbeiten.
• Stellen Sie außerdem sicher, dass im Reiter „Ansicht beim Öffnen“ der Dokumenttitel eingeblendet wird.

Sprachdefinition kontrollieren

Möchten Sie die zuvor in PowerPoint definierten fremdsprachigen Sätze oder Passagen innerhalb Ihres Dokuments überprüfen und gegebenenfalls anpassen, können Sie dies mithilfe des Tag-Strukturbaums tun.

• Öffnen Sie dazu das Navigationsfenster „Inhalt“. Innerhalb dieses Navigationsfensters finden Sie den Reiter „Tags“, der durch das Symbol eines Anhängers gekennzeichnet ist.
• Wählen Sie dieses Symbol aus, erscheint das dazu passende Fenster, mit dem Sie Tags in der logischen Baumstruktur bzw. Tag-Struktur eines PDF-Dokuments anzeigen und bearbeiten können.
• Suchen Sie nun den passenden Tag und öffnen Sie durch Rechtsklick das Kontextmenü.
• Wählen Sie den Menüpunkt „Eigenschaften“. Es erscheint ein Dialogfenster. In den Objekteigenschaften können Sie nun neben dem Punkt Sprache erkennen, welche Definition Sie innerhalb von PowerPoint vorgenommen haben.
• Diese können Sie nun bei Bedarf noch verändern.

Datum der letzten Überarbeitung dieser Anleitung: Mai 2024