Anleitung für Word
Tipps für die Erstellung eines barrierefreien PDFs aus Word 365
Checkliste: Übersicht über alle Bearbeitungsschritte
Hier finden Sie eine nützliche Checkliste, die alle relevanten Bearbeitungsschritte für die Erstellung eines barrierefreien PDFs aus Word umfasst. Alle Punkte der Checkliste sind mit Links versehen, die Sie direkt zu den Erklärungen führen.
- Welche Schritte sind in Word nötig?
- Wie wird ein Word-Dokument zu einem PDF?
- Wie kann die Barrierefreiheit eines PDFs geprüft werden?
- Welche Schritte sind in Adobe Acrobat Pro nötig?
- Alle Bearbeitungsschritte sind nun erfolgreich umgesetzt und geprüft!
- Final geprüftes barrierefreies PDF
Welche Schritte führen zu einem barrierefreien PDF?
Inhalte sind über eine barrierefreie Website aufgrund der individuellen Usability-Einstellungen leichter aufnehmbar als über ein PDF-Dokument. Daher sollte überlegt werden, Inhalte eines PDFs auch direkt über eine Website verfügbar zu machen.
In manchen Fällen ist es aber notwendig, Inhalte als PDF zu veröffentlichen. In diesem Handbuch wird darauf eingegangen, wie aus einem Word-Dokument ein barrierefreies PDF erstellt werden kann und wie das PDF überprüft oder bei Bedarf auch korrigiert werden kann. Dabei sind grundsätzlich vier Schritte notwendig:
Redaktion
Bereits im Word-Quelldokument sollen die redaktionellen Aspekte der Barrierefreiheit bei der Aufbereitung der Inhalte berücksichtigt werden. Als wichtigster Grundsatz gilt dabei Klarheit: Formulierungen sollen aussagekräftig und verständlich sein. Verschachtelte Sätze und Abkürzungen sollen vermieden werden.
Technik
Bei der Konvertierung in ein PDF werden technische Kriterien berücksichtigt. Ein PDF soll, wie auch eine Website, u. a. mit den Vorgaben der WCAG 2.1 AA konform gehen. Ein zusätzliches Qualitätskriterium von barrierefreien PDFs ist der PDF U/A-Standard (siehe dazu PDF U/A (externer Link) und Matterhorn Protocol (externer Link)).
Evaluierung
Das Quelldokument kann direkt in Word bereits einer Accessibility-Prüfung unterzogen werden. Nach der Konvertierung wird das PDF-Dokument evaluiert und überprüft, ob die Barrierefreiheits-Standards eingehalten wurden. Dazu stehen verschiedene Tools zur Verfügung – etwa der PDF Accessibility Checker (kurz PAC) der PDF/UA Foundation (externer Link).
Nachbearbeitung
Zeigt die PDF-Evaluierung Fehler auf, wird die Korrektur – sofern möglich – im Word-Quelldokument durchgeführt. Ist die Korrektur im Word nicht vollständig möglich, ist eine Nachbearbeitung des PDFs in Adobe Acrobat Professional (kurz Adobe Acrobat Pro) nötig. Die nachträgliche Bearbeitung eines PDFs ohne Bearbeitung des Quelldokuments ist in Hinblick auf spätere inhaltliche Updates nicht empfehlenswert.
Welche Bearbeitungsschritte sind in Word nötig?
Diese Anleitung behandelt die Erstellung von PDFs explizit aus Word 365. Bei anderen Word-Versionen kann die Vorgehensweise etwas abweichen. Für ein barrierefreies PDF wird bereits das Quelldokument so barrierefrei wie möglich vorbereitet. Die hier beschriebenen Schritte bieten einen Einblick, wie Inhalte in Word barrierefrei erstellt werden können.
Struktur und Gliederung
Texte ohne Formatierung oder Gliederung sind schwer les- und erfassbar. Überschriften, Listen etc. schaffen Hierarchie und strukturieren den Text. Dadurch kann dieser leichter aufgenommen und auch von assistierenden Technologien besser wiedergegeben werden. Der Inhalt soll daher durch die in Word vorhandenen Funktionen strukturiert werden.
Textelemente
- klar und aussagekräftig formulieren: So werden die Inhalte bestmöglich verständlich vermittelt
- durch Formatvorlagen definieren und wichtige Inhalte nicht durch reine Zeichenformatierung hervorheben (nicht alleine durch fette Formatierung, Schriftgröße etc.)
Gliederung
Gliederung schafft eine korrekte Dokument-Struktur, indem die hierarchische Reihenfolge der Textelemente eingehalten wird – siehe folgendes Beispiel für Überschriften und Zwischenüberschriften:
Mit der Gliederungsansicht von Word kann die Hierarchie der Textelemente geprüft und bei Bedarf durch Hinauf- oder Hinunterstufen angepasst werden.
Listen
- dienen zur Darstellung von Aufzählungen mit Symbolen oder Ziffern sowie als Verzeichnis
- werden durch die in Word vorhandenen Absatzformate definiert (jedoch nicht durch manuelles Eingeben von Bindestrichen oder ähnlichen Elementen als Text)
- werden zur besseren Erfassbarkeit nicht zu tief verschachtelt (nicht mehr als drei Hierarchie-Ebenen)
Fußnoten
Fußnoten mittels der in Word unter "Verweise" vorhandenen Funktion einfügen und damit Quellenangaben oder andere Informationen ergänzend zum Fließtext auszeichnen.
Bilder und Grafiken
Eine wichtige Anforderung digitaler Barrierefreiheit ist die inhaltliche Beschreibung von Bildern und bildhaften Elementen wie Grafiken in Form eines klar verständlichen Alternativtextes. Diese textliche Erklärung können sich blinde Personen und Personen mit einer Sehbehinderung über eine Sprachausgabe vorlesen lassen.
Bilder und bildhafte Elemente
Für Tipps zur Erstellung von Alternativtexten siehe Tipps für die redaktionellen Aspekte der Barrierefreiheit.
Im Optimalfall sollten Bilder über den Befehl „Mit Text in Zeile“ eingefügt werden.
Der Alternativtext wird hinterlegt, indem auf das Bild geklickt wird, dann weiter im Menü auf „Bildformat“ und anschließend wird der Button „Alternativtext“ betätigt.
Alternativtext-Button in Word Dient das Bild lediglich illustrativen Zwecken, hat es also keine inhaltliche Bedeutung, wird die Checkbox „Als dekorativ markieren“ angehakt. So wird das bildhafte Element auch von einer Sprachausgabe nicht berücksichtigt.
Alternativtext-Dialogfenster in Word
Diagramme
Diagramme sind ebenso bildhafte Elemente und benötigen nach dem Einfügen in Word auch einen beschreibenden Alternativtext zum Inhalt der Grafik.
Bei Diagrammen, denen Datentabellen zugrunde liegen, ist es empfehlenswert, diese Datentabellen zusätzlich zu den Diagrammen als alternative Darstellung zur Verfügung zu stellen.
Tabellen
dienen der Auflistung von tabellarischen Daten
komplexe Tabellen eher vermeiden oder zur besseren Erfassbarkeit auf mehrere Tabellen aufteilen
Tabellen mittels der in Word dafür vorgesehenen Funktionen einfügen
Funktion "Tabelle einfügen" in Word Damit Tabellen von einer Sprachausgabe verständlich vorgelesen werden, braucht es die Definition von Tabellen-Kopfzellen – sozusagen als Spalten- oder/und Zeilenüberschrift. Für eine Spaltenüberschrift wird dafür im Reiter "Entwurf" das Häkchen bei "Überschrift" gesetzt. Für eine Zeilenüberschrift das Häkchen bei "Erste Spalte". Wird aus der Word-Datei ein PDF gemacht, ist eine Nacharbeit in Adobe Acrobat Pro oder axesWord notwendig. Denn die Zeilen- und Spaltenüberschriften werden üblicherweise nicht automatisch in das PDF übernommen.
Tabellenformatoptionen in Word Soll die gleiche Kopfzeile auf mehreren Seiten angezeigt werden, folgende Einstellungen vornehmen: Betreffende Tabellenzeile markieren, mit Rechtsklick weiter zu „Tabelleneigenschaften“ und im Untermenü Zeile „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“ anklicken. Wenn man einfache Tabellen mit Spaltenüberschriften hat und eingestellt hat, dass diese auf jeder Seite wiederholt werden sollen, werden diese Informationen korrekt übernommen, wenn man die Word-Datei als PDF abspeichert. Bei komplexeren Tabellen sind – wie oben beschrieben, Nachbearbeitungen nötig.
Tabelleneigenschaften Dialog in Word
Links
Links sind dann barrierefrei, wenn diese für sich allein aussagekräftig sind. Nutzer:innen, die den Inhalt nicht visuell wahrnehmen, können mit der Tabulatortaste direkt von Link zu Link navigieren. Kommt der Tab-Fokus auf einen Link, sollte das Linkziel also durch den Linktext klar erkennbar sein.
- Links werden durch die entsprechende Funktion in Word festgelegt – die einzelnen Schritte sind: Text markieren, weiter mit rechter Maustaste und über das weitere Menü „Link einfügen“.
- Als ergänzende Beschreibung des Linkziels kann im Zuge der Definition des Hyperlinks auch die Quickinfo hinterlegt werden – z. B.: Link öffnet Browserfenster zur Website der FFG.
Sprache
Im Word-Dokument darauf achten, dass die Dokumentsprache korrekt festgelegt ist. Dies unterstützt eine barrierefreie Sprachausgabe der Inhalte.
- Dazu auf den Button „Überprüfen“, dann weiter auf „Sprache“ sowie auf „Sprache für die Korrekturhilfen festlegen“ – und damit die Dokumentsprache kontrollieren und ggf. anpassen
Einzelne fremdsprachige Passagen müssen auch entsprechend ausgezeichnet werden. Dafür die Passage markieren und dann gleich wie oben beschrieben, die Sprache für die markierte Passage anpassen.
Metadaten
Sie beinhalten die Dokumentinformationen wie Titel und Autor.
- Über den Menüpunkt „Datei“ und dann weiter unter „Informationen“ muss ein aussagekräftiger Dokumenttitel eingetragen werden. Autoreninformationen können ebenfalls eingetragen werden.
- Der Titel wird beim Speichern als PDF dadurch in die Ansicht beim Öffnen übertragen.
Farbe und Kontrast
Farbe und Kontrast sind wesentliche Kriterien eines barrierefreien Dokuments. Gemäß der Mindestanforderung, den WCAG in der Stufe AA, sollte das Kontrastverhältnis 4,5:1 bzw. 3:1 für großen Text (18 pt oder 14 pt fett) sein.
Überprüft werden kann das Kontrastverhältnis über die Word-eigene „Barrierefreiheits-Überprüfung“ durch Klicken auf den Menüpunkt „Überprüfen“. Dann weiter zu „Barrierefreiheit überprüfen“.
Bei mangelndem Kontrast muss die jeweilige Farbe des Elements oder ggf. die bestehende Formatvorlage angepasst werden.
Word bietet in diesem Dialogfenster zusätzlich Hilfe bei der Fehlerbehebung.
Dialogfenster Barrierefreiheitsüberprüfung in Word Als alternative Möglichkeit können externe Tools wie der „Colour Contrast Analyser (kurz CCA) (externer Link)“ verwendet werden. Damit ist die Prüfung der Farbwerte für Vorder- und Hintergrundfarbe möglich – anschließend wird ersichtlich, ob der Kontrastwert den Mindestanforderungen entspricht.
Grüne Häkchen bestätigen ein korrektes Kontrastverhältnis.
Positives Prüfergebnis im CCA Ein rotes X zeigt an, dass das Mindest-Kontrastverhältnis nicht eingehalten wird.
Negatives Prüfergebnis im CCA
Zusätzlich zum Kontrast ist es wichtig, dass Informationen nicht nur durch Farbe kommuniziert werden, da diese von Nutzer:innen mit einer Farbenfehlsichtigkeit sonst womöglich nicht wahrgenommen werden können.
Erfolgskriterium 1.4.1 „Use of Color“ (Level A) (externer Link): Farbe wird nicht als einziges visuelles Mittel zur Informationsvermittlung, zum Hinweis auf eine Aktion, zum Auslösen einer Reaktion oder zur Unterscheidung eines visuellen Elements verwendet.
Wenn beispielsweise bei einem Säulen-Diagramm die unterschiedlichen Säulen nur durch eine Farblegende beschriftet sind, ist das für viele Menschen nicht wahrnehmbar. Zusätzlich könnte ein textueller Hinweis, ein Symbol oder eine Schraffur angezeigt werden, damit diese Information für alle ersichtlich ist.
Barrierefreiheits-Überprüfung in Word
- Während der Erstellung eines Dokuments empfiehlt es sich, die Word-eigene „Barrierefreiheits-Überprüfung” immer wieder zu aktivieren – wie bereits bei „Farbe und Kontrast“ beschrieben. So werden mögliche Fehler oder Warnungen sichtbar und können direkt behoben werden.
- Spätestens bei der Fertigstellung des Word-Dokuments sollten keine Fehler mehr angezeigt werden (für weiterführende Informationen siehe auch Barrierefreiheits-Überprüfung bei Microsoft (externer Link)).
Wie wird ein Word-Dokument zu einem PDF?
Nachdem das Word-Dokument fertiggestellt ist, wird das Dokument in ein PDF konvertiert.
- Eine Möglichkeit der PDF-Konvertierung aus Word besteht mit der Funktion „Speichern unter“. Bei diesem Schritt ist es notwendig, unter den Speicher-Optionen die Checkbox „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ auszuwählen.
- Bei mehrseitigen Dokumenten auch die Checkbox „Textmarken erstellen mithilfe von:“ auswählen und die Option „Überschriften“ wählen. Damit werden im PDF Lesezeichen generiert.
Neben der Möglichkeit, als PDF zu speichern, stehen für die Konvertierung unterschiedliche Tools zur Verfügung. Hier einige Beispiele:
Konvertierung via Adobe Acrobat PDFMaker
Eine Option zur PDF-Erstellung ist die Verwendung der in Word als Add-in vorhandenen PDF-Konvertierung mittels Adobe Acrobat PDFMaker.
Hier empfiehlt es sich, zunächst die Einstellungen der Konvertierung zu prüfen (im Menü: Acrobat/Grundeinstellungen).
Folgende Einstellungen sind zu beachten bzw. zu aktivieren:
- Lesezeichen erstellen
- Links hinzufügen
- Barrierefreiheit und Umfließen durch Erstellen von PDFs mit Tags aktivieren
- Kein Kennwort einstellen
- Keine Einschränkung für Bearbeiten und Drucken einstellen
- Fußnoten und Endnotenverknüpfung konvertieren
- Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren
Nach der Konvertierung via Adobe Acrobat PDFMaker werden bei der Evaluierung mit dem PDF Accessibility Checker (siehe „Wie kann die Barrierefreiheit eines PDFs überprüft werden?“) auf technische Barrierefreiheit nach PDF/UA bzw. WCAG 2.1 AA häufig Probleme beobachtet. Diese Problemstellen können in der Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro (siehe „Welche Schritte sind in Adobe Acrobat Pro nötig?“) behoben werden.
Konvertierung via axesWord
axesWord ist ein kostenpflichtiges Programm, das nach Installation einen eigenen „Konvertierungsbutton“ in Word anzeigt.
Das Programm ist darauf ausgelegt, die Konvertierung in ein UA-konformes PDF zu erleichtern. Einfachere Dokumente müssen damit in der Regel nicht mehr in Adobe Acrobat Pro (o. Ä.) nachbearbeitet werden, und eine Evaluierung mittels PDF Accessibility Checker zeigt häufig keine technischen Fehler mehr an. axesWord kann den Aufwand für ein technisch barrierefreies PDF (UA-konform) reduzieren.
Detaillierte Anleitungen zu axesWord (externer Link) gibt es auf der axes4-Website.
Wie kann die Barrierefreiheit eines PDFs überprüft werden?
Nach der Konvertierung gilt es, das PDF auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Bei einer vollständigen Evaluierung werden sowohl die technische als auch die redaktionelle Barrierefreiheit überprüft. Hier wird davon ausgegangen, dass das Word-Quelldokument selbst erstellt wurde.
Auf die Überprüfung der redaktionellen Barrierefreiheit wird in diesem Leitfaden daher nicht weiter eingegangen (für nähere Informationen sowie Hilfestellungen siehe die Anleitung: Tipps für die redaktionellen Aspekte der Barrierefreiheit).
Im Folgenden werden zwei gängige Vorgehensweisen erklärt, wie PDFs überprüft werden können:
Überprüfung via PDF Accessibility Checker
Die PDF/UA-Konformität eines PDFs als Qualitätsstandard hat sich etabliert und zeigt, wie zugänglich die Datei ist. Ein Tool, das die UA-Konformität in Richtung technischer Barrierefreiheit überprüft, ist das kostenlose Programm der PDF/UA Foundation – der PDF Accessibility Checker (kurz PAC) (externer Link).
Dieses Tool prüft die UA- und WCAG-Konformität und liefert nach dem Prüfungsdurchlauf ein ausführliches Audit über die Barrierefreiheit eines PDFs.
Über den Menüpunkt „Detail-Bericht“ werden für beide Kriterien eventuelle Fehler (durch rote Kreuze) und Warnungen (durch gelbe Warndreiecke) angezeigt.
Negatives Prüfergebnis im PAC Daher braucht es eine Nachbearbeitung des Dokuments – die dafür notwendigen Schritte werden nachfolgend erklärt.
Wenn alle angezeigten Fehler behoben wurden und beim Prüfungsdurchlauf in beiden Reitern (PDF/UA und WCAG) ein grünes Häkchen erscheint, ist das ein großer Schritt hin zu einem technisch barrierefreien PDF. Der Reiter Qualität ist kein Muss, jedoch gute Praxis.
Positives Prüfergebnis im PAC Im PAC steht eine Screenreader-Vorschau zur Verfügung. Damit kann überprüft werden, ob alle Inhalte des Dokuments für Screenreader zur Verfügung stehen ob ob die Reihenfolge, in der sie angezeigt werden (Lesereihenfolge) korrekt ist. Treten hier Fehler auf, diese im ursprünglichen Dokument zu beheben (z.B. wenn im Word-Dokument irrtümlich Inhalte als dekorativ gekennzeichnet wurden, die nicht dekorativ sind).
Screenreader-Vorschau im PAC
Welche Schritte sind in Adobe Acrobat Pro nötig?
Erscheinen bei der Evaluierung mit dem PDF Accessibility Checker (kurz PAC) Fehler, ist deren Korrektur in Adobe Acrobat Pro nötig. Nachträgliche Korrekturen können sehr aufwendig sein, daher ist es empfehlenswert, bereits bei Erstellung des Word-Dokuments auf die Barrierefreiheitskriterien zu achten.
Jene Fehler, die aufgrund versäumter Word-Bearbeitungsschritte angezeigt werden – wie beispielsweise fehlende Alternativtexte – sollten in Hinblick auf spätere inhaltliche Updates auch im Word-Dokument korrigiert werden.
Metadaten nachprüfen
Die zuvor in Word vergebenen Metadaten, auch Dateieigenschaften genannt, können für die PDF-Datei nochmals nachgeprüft und angepasst werden.
Für die Prüfung gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie im Menü die Registerkarte "Datei" und wählen Sie den Menüpunkt "Eigenschaften"
- Es erscheint ein Dialogfenster. Den Dokumenttitel und weitere wichtige Metadaten können Sie im ersten Reiter des Dialogfensters "Beschreibung" überprüfen und bearbeiten
- Stellen Sie außerdem sicher, dass im Reiter "Ansicht beim Öffnen" der Dokumenttitel eingeblendet wird
Exemplarische Fehler und deren Behebung
Fehlermeldung aus PAC: „Schrift ist nicht eingebettet“
Korrektur
- das Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
- rechts im Aufgabenbereich auf die Lupe klicken
- im Suchfeld „Preflight“ eingeben und damit Dialogfenster öffnen
- nun auf das Schraubenschlüssel-Symbol klicken und im Suchfeld den Befehl „Fehlende Schriften einbetten“ eingeben
- weiter mit dem Befehl „Korrigieren“
- abschließend über das Dialogfenster „Als PDF speichern“ die durchgeführte Korrektur sichern
Fehlermeldung „Keine PDF/UA-Kennzeichnung“
Korrektur
- das Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
- rechts im Aufgabenbereich auf die Lupe klicken
- im Suchfeld „Preflight“ eingeben und damit Dialogfenster öffnen
- nun auf das Schraubenschlüssel-Symbol, das Balken-Symbol und links daneben im Auswahlmenü auf „Alle zeigen“ klicken
- im Suchfeld den Befehl „PDF/UA-1-Eintrag setzen“ eingeben und mit der Schaltfläche „Korrigieren“ bestätigen
- abschließend über das Dialogfenster „Als PDF speichern“ den Vorgang beenden
Fehlermeldung „Figure-Strukturelement ohne Begrenzungsrahmen“
Diese Fehlermeldung beschreibt, dass ein Bild nicht als solches erkannt wird.
Korrektur
das Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
rechts im Aufgabenbereich auf die Lupe klicken und im Suchfeld „Barrierefreiheit“ eingeben
in der Menüauswahl nun auf „Lesereihenfolge“ klicken und damit Dialogfenster öffnen
im Dokument jene Stelle auswählen, an der sich das nicht erkannte Bild befindet
mit Doppelklick auf die Ziffer links oben beim betreffenden Bild eine rosafarbene Umrahmung aktivieren
im Dialogfenster auf „Abbildung“ klicken und damit das betreffende Bild wieder neu als solches definieren
aufgrund der Neuzuteilung geht mit diesem Schritt der Alternativtext zum Bild verloren
Submenü Barrierefreiheit – Lesereihenfolge in Adobe Acrobat Pro nun in der Menüauswahl rechts auf „Alternativtext festlegen“ klicken
mit diesem Befehl ermittelt Adobe Acrobat Pro alle Abbildungen im Dokument und zeigt den zugehörigen Alternativtext an
die Bestätigung mit „OK“ öffnet ein Dialogfenster, in dem mit Pfeiltasten zwischen den beschreibenden Texten navigiert werden kann
nun an der entsprechenden Stelle den Alternativtext in das freie Textfeld einfügen und mit Speichern beenden
alternativ kann der Alternativtext auch folgendermaßen angegeben werden: Im Tag-Baum mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Figure-Element klicken und hier den Alternativtext eintragen
zum Abschluss des Arbeitsschrittes nochmaliges Speichern des PDFs
Fehlermeldung: „Falsche Verwendung eines "P"-Strukturelements“
Korrektur
- das Dokument in Adobe Acrobat Pro öffnen
- im linken Menübereich den Tag-Strukturbaum öffnen
- in den Tags den betreffenden Eintrag auswählen und anschließend entsprechend bearbeiten: üblicherweise soll das Element „P“ an die richtige Position verschoben werden, in diesem Beispiel z.B. in eine Tabellenzelle oder vor die Tabelle
- mit dem Speichern des PDFs wird die Nachbearbeitung wirksam
Nach Behebung aller Fehler ist eine abschließende Dokumentprüfung mit dem PDF Accessibility Checker (siehe „Wie kann die Barrierefreiheit eines PDFs überprüft werden?“) empfehlenswert.
Mit dem Generieren des PDF Reports über die gleichnamige Schaltfläche kann das positive Testergebnis als Nachweis gespeichert werden.
Datum der letzten Überarbeitung dieser Anleitung: Mai 2024